BOKNINGSSYSTEMET ACTOR SMART BOOK

• Bokningssystemet används för att boka träningar och matcher och övriga aktiviteter.

Hur många bokningsansvariga behöver varje lag?

• Samtliga lag i IFK Värnamo Ungdom behöver minst två bokningsansvariga.
• Bokningsansvariga bokar extraträningar och träningsmatcher via Actor Smart Book.
• Samtliga bokningsansvariga får ändringsbesked från bokningssytemet när ändringar sker.

Vad gör jag för att bli bokningsansvarig?

• Kontakta ungdomsansvarig.

Vilka bokningar gör IFK Värnamo Sportkontor?

• Sportkontoret ansvarar för bokning av säsongsbokningar av träningstider samt matchplanering av seriespel. Säsongsbokningar gäller under perioder oktober-april och maj-september. Övriga spontana bokningar görs av lagledningarna i respektive lag.

Vilka lag prioriteras före ungdomslagen?

1. Herr (pga serietillhörighet Allsvenskan)
2. Dam (pga serietillhörighet Div.1)
3. F17/P19 (pga elitförberedande verksamhet och närmsta laget under senior)
4. P17 (pga elitförberedande verksamhet)

Ovan nämnda lag försöker alltid boka in sina träningar och matcher innan alla andra ungdomslag. I vissa fall behöver ändringar ske pga besked från väder och vind, kommun, förbund, polismyndigheter och av säkerhetsskäl. Då kan träningstider och matcher behöva avbokas / ombokas med kort varsel.

 

Vilka aktiviteter ska läggas in på SportAdmin?

• Samtliga träningar och matcher och övriga aktiviter ska läggas in i lagets kalender på SportAdmin. Via den gemensamma kalendern kan vi hjälpa varandra att upptäcka eventuella krockar och dubbelbokningar.

Var hittar jag den gemensamma kalendern?

• KLICKA HÄR eller på "Kalender" i menyn ovanför.

Nedan tydliggör vi våra riktlinjer kring bokning av matcher, bokning av domare, avbokning av matcher.

 

1. KOLLA LEDIGA PLANTIDER

• Lediga plantider hittas på https://varnamo.actorsmartbook.se/resourcebookingrequest.aspx

2. BOKA PLANEN VIA ACTOR SMARTBOOK

Be om tillgång till Actor Smartbook via ungdomsansvarig, ange personnummer och vilket lag du bokar för. Du loggar in via Bank-ID.

• Välj objektsbokning
• Välj anläggning till höger t.ex Ljusseveka Konstgräs A 7-manna
• Välj pris ”Barn & ungdom”
• Välj bokning t.ex ”Träning”
• Väl aktivitet Fotboll
• Välj undergrupp IFK Ungdom
• Välj medlemsgrupp
• Välj ”Jag godkänner bokningsvillkoren” och klicka på Bokningsförfrågan, du får bekräftelse på din mejl

3. AVBOKA TRÄNING

• Logga in och avboka 48 timmar innan aktiviteten påbörjas.
• Behöver ni ställa in träningen med kort varsel meddelar ni i whatsappgruppen ”Lediga tider IFK Värnamo” så andra lag kan använda sig av den tiden.

Nedan tydliggör vi våra riktlinjer kring bokning av matcher, bokning av domare, avbokning av matcher. 

 

1. KOLLA LEDIGA PLANTIDER

• Lediga plantider hittas på https://varnamo.actorsmartbook.se/resourcebookingrequest.aspx

2. FÖRESLÅ TID FÖR MOTSTÅNDARNA

• Föreslå flera lediga tider för motståndarna så de kan välja, så slipper ni skriva fram och tillbaka
• Ange dag, tid och plan

3. BOKA PLANEN VIA ACTOR SMARTBOOK

• Be om tillgång till Actor Smartbook via ungdomsansvarig , ange personnummer och vilket lag du bokar för. Du loggar in via Bank-ID.
• Välj objektsbokning
• Välj anläggning till höger t.ex Ljusseveka Konstgräs A 7-manna
• Välj pris ”Barn & ungdom”
• Välj bokning t.ex ”Match”
• Väl aktivitet Fotboll
• Välj undergrupp IFK Ungdom
• Välj medlemsgrupp
• Välj ”Jag godkänner bokningsvillkoren” och klicka på Bokningsförfrågan, du får bekräftelse på din mejl

4. BOKA DOMARE VIA DOMARANSVARIG TOMAS JENDROT

• Mejla till [email protected] eller sms:a till 073 501 61 77
• Ange dag, tid, plan, spelform
• Tomas bokar in domare för matchen och domarna får betalt i efterhand via Cleverservice
• Seriematcher bokas automatiskt via Fogis och Cleverservice
• Om domare ej dyker upp, meddela Tomas

5. BOKA OMKLÄDNINGSRUM

• Mejla [email protected] för att boka omklädningsrum
• Ange när matchen börjar och när matchen slutar så vet kommunen hur länge ni behöver ha omklädningsrum
• Ange omklädningsrum på Tinas Ö eller Finnvedsvallen

6. AVBOKA/ÄNDRA MATCH

• Meddela motståndarna
• Meddela Tomas Jendrot [email protected] eller sms:a till 073 501 61 77 så bokar han av domaren
• Meddela kommunen på [email protected] senast 48 timmar innan matchens plantid

Exempelmejl till Tomas när matcher ändras; inkludera gammal information kring matchen och ny information kring matchen.

 

 

7. ÄNDRA UPPGIFTER I FOGIS

• Om det är en seriematch ändrar du tid, plan och datum i Fogis så självuppdateras matchen i Sportadmin om ni har importerat serien till er kalender.